Et stadsarkiv hjælper os med at huske fortiden – og lære af den – og er derfor et stort aktiv for kommunen, siger arkivleder Filippa Damm Fledelius.
3500 hyldemeter – eller afstanden fra Rådhuset i Stengade til Borgerservice på Prøvestenen. Så meget anslår man, at den fysiske del af Helsingør Stadsarkiv fylder. Med skøder, legater og pantebreve fra 1800-tallet, som de ældste arkivalier.
Filippa Damm Fledelius fik ansvaret for at etablere Helsingør Stadsarkiv i 2012 – og arkivets magasin blev indviet i 2014. Siden har hun arbejdet på at indsamle de fysiske og digitale sager, som kommunen producerer og som ifølge lovgivningen skal arkiveres for eftertiden. Private og lokalhistoriske emner tager Helsingør Museer sig af.
I arkivet ligger alle typer af sager, lige fra tvangsfjernelse af børn til vejsager på det tekniske område, som for eksempel tilblivelsen af Simon Spies Plads tilbage i 1993 – en sag som har været i mediernes søgelys og derfor flere gange de sidste par år har sendt Filippa rundt i arkivets mange afkroge. Filippa vejleder også kommunens medarbejdere om arkivloven – og besvarer henvendelser fra dem, der gerne vil have indsigt i arkivet. Det kan være borgere, medarbejdere eller forskere.
En langstrakt affære
Foreløbig befinder ca. 1000 af de 3500 hyldemeter sig i det særligt sikre og fugtfri magasin i kælderen under Borgerservice. Resten står i kældre under daginstitutioner, biblioteker, skoler og andre af kommunens bygninger. Her er vandskader og skimmelsvamp en reel risiko, som betyder at Filippa flere gange har været kaldt ud og vejledt medarbejderne i, hvordan fx sager med skimmelsvamp skal håndteres.
Men en korrekt indsamling af de mange arkivalier kan ikke hastes igennem. Det tager tid. Små rustne papirclips skal fjernes, dokumenterne pakkes om i syrefri æsker og registreres, så de kan findes frem igen. Så er de der til gengæld også om tohundrede år.
– Vi satser på snart at være i mål med alle sager fra det tekniske område, der er det suverænt største arkiv i kommunen. Og så glæder vi os til at tage næste skridt, som bl.a. er alle sagerne fra børneområdet, siger Filippa.
To millioner dokumenter
Det fysiske arkiv er stort, men det digitale arkiv er endnu større og består af mange forskellige IT-systemer, der kun komplicerer opgaven med at holde snor i de mange dokumenter yderligere. Alene i KMD Sag, som er en fælles platform til behandling af personsager, findes 1,2 millioner dokumenter og i kommunens ESDH-system, Acadre, mere end to millioner.
Men kompleksiteten afskrækkede ikke Filippa, da hun søgte jobbet som arkivleder i 2012.
– Jeg er historiker og troede, jeg skulle arbejde i museumsverdenen. Men det her var en vildt spændende mulighed for at bygge noget op helt fra bunden. Og det har jeg ikke fortrudt. Jeg har meget frie rammer til at sammensætte min dag, selvom meget arbejde er styret af lovgivning. Den eneste ulempe er, at jeg er den eneste med den her faglighed i kommunen. Så jeg har meget få sparringspartnere. Men efterhånden begynder min chef da at forstå, hvad jeg snakker om, smiler Filippa.
Hvad kan vi lære af covid?
Filippas drivkraft er erkendelsen af, at arkivet både nu og i fremtiden kan bruges aktivt og bringe kommunens historie til live – så vi kan lære af den, fortæller hun.
– I dag husker vi alle covid-pandemien, men med årene glemmer vi mange detaljer om, hvilke restriktioner vi indførte, hvornår og hvordan de påvirkede vores liv. De data kan få stor værdi for både forskere og medarbejdere i kommunen, hvis noget lignende rammer os engang i fremtiden, siger hun og giver også tilblivelsen af Kulturværftet eller kommunens håndtering af de mange ukrainske flygtninge, der pludselig kom til, som eksempler.
Over 50 danske kommuner har et stadsarkiv. Med et stadsarkiv beholder man kommunens arkiv tæt på borgerne i stedet for at aflevere til Rigsarkivet. Desuden kan stadsarkiver vælge at gemme mere end lovens minimum fx når noget har en særlig lokal interesse.
